配置企业角色和权限

在前面的【我是新手】中讲过Worktile中关于角色和权限的问题,在Worktile中角色和权限大体上分为两大类:一类是企业角色和权限,另一类则是具体每个项目中的角色和权限,项目中的角色和权限在配置我的项目模板中已经介绍过,就不再详述,本章重点介绍企业角色及权限。

在Worktile的【角色管理】中,企业可根据公司实际职能、岗位、业务线需求设置相应的角色,并为其配置相应的角色成员、权限和数据范围。系统预定义了企业所有者、管理员、部门主管、成员4个默认角色,除此之外还预置了以职务、总监、区域作为划分依据的角色分类,除默认分组的四个角色外,其他系统预置角色均可修改。

默认的角色:所有者、管理员、部门主管和成员,具体说明如下: 企业所有者:仅限1人,具有企业最高的功能权限和最全的数据可见范围; 管理员:可设置多名员工,可设置其对应的功能权限,默认情况下具有大部分功能操作权限和本人相关的数据范围,可按企业所需自行编辑修改; 部门主管:仅显示出企业组织架构中已设置的“部门主管”。如需添加“部门主管”,请到【成员管理】页面,在【编辑部门】中设置“部门主管”,设置完成后信息自动同步; 成员:系统默认角色,设置除了所有者、管理员、主管外的企业成员应有的基础功能权限和数据可见范围。

1)新建角色

进入企业后台,点击【角色管理】-【新建分组】创建新的角色组,然后在角色组下新建角色。新建好角色后,添加角色成员、配置功能权限和数据范围。

角色分组的依据可视企业组织架构情况而定,如果每个部门之间成员对应的各应用的功能和权限均不相同的话,可以部门为依据进行分组:每个部门设置部门总监、部门经理和普通员工等角色(当然如果部门层级复杂也可以再细分角色),每个角色可以有一个也可以有多个成员并对应该角色所拥有的各应用的功能权限和可以查看的数据范围。

2)添加角色成员

在【角色管理】页面,选中一个角色,点击右上角的【添加成员】,可以添加属于此角色下的成员。一个成员可以被赋予多个角色,若一个成员归属于多个角色,则此成员的权限为所属角色具有的权限合集。

Tips:每个角色中的成员可以随时添加或删除。

3)角色功能权限

在【角色管理】页面中,选中一个角色,点击【功能权限】您可以通过勾选各个功能点,设置该角色对Worktile不同应用的操作权限。

若勾选“全选”代表该角色拥有所有应用的所有操作权限,一般情况下企业所有者和管理员拥有最高权限,其他角色根据角色需要设置在不同应用中的权限:

  • 消息

一般情况下,普通成员的角色有创建公开和私有群组、群组企业公告中发送消息、群组中删除消息等,部门主管或管理员才具备管理公开群组(添加服务集成、添加群组成员、群组设置)和消息应用设置(进入【企业后台】-【应用管理】-【消息】应用进行各项设置)。

(管理公开群组权限)

  • 项目

项目应用中涉及的角色功能权限较少,一般情况下普通员工都会有新建公开和私有项目的权限。只有部门经理或管理员才会有管理公开项目和配置中心的权限。

配置中心的主要作用是配置和管理项目模板,具体配置方法可参考配置我的项目模板

(管理公开项目权限)

  • 日历

日历中的操作权限也比较少,一般情况下普通成员没有新建日历的权限(只有新建日程的权限);管理公开日历即可对公开的日历进行设置;日历应用设置即可以进入【企业后台】-【应用管理】-【日程】应用中对日历的各项权限和资源进行管理设置;这些一般都是只有部门主管或管理员才会有的权限,为了方便统一管理,不建议给普通员工配置这些权限。

(不具备日历中的所有权限)

  • 网盘

为了规范管理企业网盘中的文件及文件夹,一般情况下,网盘中的角色功能权限也是只有部门主管及以上的管理员才具备。 网盘根目录添加文件和文件夹即可以在企业网盘的一级目录下新建文件夹或上传文件; 网盘应用设置即可以进入【企业后台】-【应用管理】-【网盘】中进行网盘的各项设置; 管理公开文件夹即可设置公开文件夹的成员权限、对外分享、重命名、修改颜色等; 网盘标签管理即管理网盘中的标签(修改、添加、删除);

(根目录添加文件或文件夹权限)

  • 简报

简报的角色权限与日历类似,一般情况下普通成员均不具备这些权限。需要提交简报的各部门主管及以上的角色具备查看简报统计的权限;如果需要的话HR部门具备导出简报统计的权限;管理员有进入【企业后台】-【应用管理】-【简报】应用进行设置的权限。

  • 审批

一般情况下财务具备导出审批报表和作废审批的权限,其他员工均不具备这些权限。

  • 后台管理

后台管理权限一般只有企业管理员才会有,其他成员均没有该权限。

  • 公告

普通成员一般只要创建公告和投票的权限,HR和行政会有公告和投票管理的权限;

  • 目标

目标对应的角色权限只有管理员才需要有,其他成员不需要开通这些权限。

4)数据范围

在设置了角色的成员、功能权限后,还可以针对审批、考勤、简报、销售等OA应用来设置该角色的查看、管理数据范围。通常,企业数据面对不同职务的员工需要有不同的数据查看、管理范围。 常见的查看数据范围主要分为:本人相关、本部门、本部门及下属部门、全部。除了企业所有者外,其他所有角色默认的数据范围均为本人相关,可根据不同角色自行调整修改。设置范围后,在产品中查看简报、销售、审批、考勤数据时,不同的角色仅能查看、管理所设定范围内的数据。

本人相关:仅限于本人创建、参与的数据; 本部门:本角色可查看用户所属部门数据; 本部门及下级部门:本角色可查看用户所属部门,及其子部门数据; 全部:本角色可查看全公司的数据。

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