日历其他实用功能

Worktile小邢发表于:2016年10月24日 19:22更新于:2016年10月24日 19:27

  • 通过传统的电话或邮件方式安排会议,需要来回确认与会人员时间,耗时耗力,尤其是当公司的培训、会议较多,大家的办公地点又较为分散时;

  • 会议的可见范围无法设置,无法对需要公司全员了解的日程,仅需要部门人员了解的日程,以及一些不对外的私密日程做区分;

  • 日程安排不透明,领导无法了解下属每天的日程安排,成员之间也不了解对方的日程安排;

  • 会议资源是否被占用无法得知,比方说定好了下午2点开部门会议,结果去了发现会议室被占用,或者没有空闲的会议室,导致工作安排被打乱……

利用日程排期小助手、查看多人日程安排、查看目标会议室占用情况等功能,可以很方便地解决以上这些头疼的问题。

下面,分别介绍这几个功能——

1.日程排期小助手——无须电话反复沟通确认,更快速的创建日程

日程排期小助手,能够在创建日程时,查看参与人、要使用的会议资源的忙/闲排期,找到最合适的开会时间与地点,再也不用打电话或是发邮件反复确认开会时间。日程排期小助手有效地解决了预约会议时不知道参与人是否有空,当前会议室是否被占用的问题。

日程排期小助手.png

那么,如何使用【日程排期小助手】呢?

  1. 首先,点击日历应用中的新建日程,在弹出新建日程页面,输入日程标题、选择所属日历、添加参与成员,然后点击 添加更多选项,出现 打开日程排期小助手按钮并点击,即可看到日程排期视图;

  2. 拖动时间块可更改时间段,拖拽边沿线可更改时间段长短,让你更精准的确定日程时间;

  3. 临时添加日程参与人或资源,点击添加参与人或添加会议资源,勾选确定后,新添加的成员、资源忙碌时间段也会显示出来;

  4. 关闭日程排期小助手后,会在新建日程页面同步保留已经调整好的时间段、参与人与会议资源。

1.gif

Tips:在日程排期小助手中,会用“红色”来标记已选择的参与人忙碌时间段,包括日程发起人不可见的那部分日程安排时间。

比方说小邢在四点半到五点有一个日程安排,仅自己可见(设置了“仅参与者可见”,参与者只有他一个人),我在日历中是看不到的,但我邀请他参与新日程的时候,在【日程排期小助手】中可以看到他这半个小时是“忙碌”状态。

因此,通过小助手,既能知道对方所有的忙碌时间段,同时也能保证每个人对自己日程的私密设置。

2.查看多人日程安排——直观查看上级、下属、同事日程安排

「查看多人日程安排」的主要作用是支持多人日程在同一日历页显示,方便同时查看多位成员的日程安排,让彼此更加清晰直观地了解对方的日程安排。
多人日程查看支持三种视图,分别为排期视图、月视图和周视图,点击页面右上角即可进行切换。

查看多人日程.png

查看多人日程安排时,只需要在日历页面,选择左侧边栏的「成员日程」,接着选择需要查看的成员,确定之后,所有已勾选成员的日程便会呈现在右侧日历页面:
添加成员.gif

3.不可见日程时间段将以忙碌时间段显示
在工作中,经常遇到这样一个场景:非我所在的私有日历以及私密日程对我是不可见的,但我在安排会议时又希望了解对方哪些时间段被占用。查看多人日程安排的排期视图下,对我不可见日程时间段会以被占用的忙碌时间段显示。

简单来说,在查看多人日程的「排期视图」下,对我可见的日程会有时间段和标题显示,并且可以点击进入日程详情;对我不可见的日程,只有时间段显示,我既看不到日程标题,也不能点击打开日程详情。这样设计的初衷是在保证成员日程私密性的同时,也能方便其他成员根据每个人的忙碌时间段做日程安排。

如下图中,小邢“15:30-17:00这个日程”,只能看到时间被占用,但具体的内容是没法查看的:
block时间段显示.gif

4.查看目标会议室占用情况

安排好参与会议的人员,确认开会的会议室、所要使用资源的闲置状态自然也是同样重要的。当你在企业后台应用管理的日历中,设置好公司会议室、投影仪等资源后,就可以在企业版日历的资源中勾选需要使用的会议室,查看当日的会议室占用情况,灵活安排日程。
会议室资源预约.png

Tips:目前系统默认的资源类型有“会议室”、“车辆”、“投影仪”、“电视”和“其他”,您可以根据自己公司实际情况设置好一些办公资源,然后就可以很方便地利用资源忙碌时间段显示,来预约会议室、投影设备、车辆等,避免出现会议室被占用、车辆被开走的尴尬。点击查看如何在企业后台添加日程资源>>

以上就是日历模块四大实用功能,大家快快用起来感受一下吧~

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