文件是企业非常重要的知识资产,日常工作中产生的文件有些是临时性文件而有的却是企业需要长期留存的重要文件,这些文件在大多数情况下是需要共享给团队其他成员或与其他成员协作完成的,因此,企业需要一个文件管理工具让这些文件的协作和存储更便捷。Worktile【网盘】应用提供无限存储空间,满足企业存储、版本管理、协作等需求。

1. 文件存储

Worktile网盘提供企业网盘和个人网盘两种存储形式,企业网盘主要存储公司或部门文件,需要与其他成员分享或协作,个人网盘存储个人文件。这里重点介绍企业网盘的文件存储。 企业网盘中文件的存储范围有两种:公开和私有,分别对应不同的权限。

1)公开网盘

公开网盘顾名思义就是全员公开,大家都可以看到的网盘,可以用于存储公司制度、企业文化等相关资料;

2)私有网盘

与公开网盘相对应的就是私有网盘,私有网盘中的资料只有加入的成员才可以看到,另外,还可以对每个成员的权限进行设置,针对不同成员分别设置编辑、上传、下载、只读等权限,保障数据安全性;

除了以上四种权限外,还可以在企业后台自定义网盘权限:

3)版本管理

企业长期存储的文件一般会定时或不定时进行更新,如果每次更新都将之前的文件删除,也不便于查找以往资料,这个时候,文件的版本管理就非常必要,Worktile网盘提供版本管理的功能,每次文件更新后只需上传新版本就可以,以往版本均可通过“查看历史版本”找到并查看下载:

2. 文件协作

除了存储,文件的协作、共享也是团队在协作过程中的一大需求,Worktile网盘提供不同功能,满足不同场景下的文件协作需求。

1)内部沟通、分享

添加相关成员关注:

文件资料需要在让相关成员关注到的情况下,可以将文件上传后,添加需要知晓的成员关注该文件,被添加关注的成员会收到网盘助手的文件关注提醒:

添加成员关注后,其他成员对文件有任何意见或建议可以通过网盘评论进行沟通,当然,评论也可以是对文档的简介:

提示:网盘文件的评论,只有关注该文件的成员才可以收到通知。

分享至聊天:

除了添加文件关注人外,还可以将文件发送至某个聊天中,与某个人或团队进行分享:

2)文档协作

很多情况下,一份文档需要多人协作完成,或者多人一起修改,Worktile提供在线文档编辑,可以添加多个参与人共同编辑文档,且每次编辑后的版本都可以查阅到:

3)外部分享

如果需要将文件分享给团队外的人,可以通过生成公开链接的方式分享给他人:

外部分享的方式有三种:链接、邮件和二维码,分享可以设置密码也可以不设,如果设置分享密码,则被分享人需要输入正确的密码才可以查看和下载。

提示:为了企业数据安全,建议外部分享时设置密码。

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