企业日常管理中,会有针对各项事务的审批,如:财务报销、入离职审批、办公用品的采买申请等,每个公司制度不同,审批流程也有所不同。Worktile【审批】应用提供审批提交、审批流程管理及审批汇总等功能从不同维度满足企业各项审批需求。

1. 审批类型及流程管理

在用Worktile管理企业各项审批之前,要先对公司已有的审批及各项审批的流程进行统一梳理,分类管理,明确每项审批的流程。

1.1 审批分组及模板管理

1)分组管理 每个企业都会有不同类型的审批,如人事类、财务类、销售相关、研发相关等,每类审批中又会包括多个不同审批,这个时候,明确的分类更便于管理。

2)模板管理 分类完成后,就可以在相应的分类中设置不同的审批模板,每个模板都代表一类审批,如:人事行政中包括物品领用、招聘申请、离职申请等,财务审批中包括报销、备用金申请等;

3)审批表单设计 因为每个企业的审批项及审批所需提交的内容不同,所以,企业基本都要以本公司或部门的审批条件重新设计审批模板。

审批模板的设置,需要通过审批表单设计器进行。表单设计器包括三部分:可选控件、表单主体及表单和控件属性设置。

  • 可选控件:包含文本、数字、日期、图片、附件等,是组成审批表单的基本元素;
  • 表单主体:由不同类型控件组成,也就是审批需要填写的条件项;
  • 表单属性:即该审批的基本信息,包括审批名称、所属分组、审批用途及图标等;
  • 控件属性:也就是表单主体中所选的每个控件的属性,包括控件名称(如:物品名称)、提示文字及是否为必填项等;

在表单设计器中设置的是审批需要提交的主要信息,这是审批的第一步,接下来要设置审批流程。

1.2 审批流程

不同类型审批,审批流程及每个流程的审批人不同,所以,Worktile提供三种类型的流程供企业选择。

1)自由流程 自由流程顾名思义提交人可以自由选择审批由几步组成,每个阶段需要谁来审批,这样做的好处是灵活性比较强,适合复杂程度不高且审批流程不定的审批,只是这样不利于审批流程的规范性,需要成员有较强的自主意识,缺乏约束。

2)固定流程 固定流程就是无论申请条件如何,审批流程都是固定,比较适合复杂程度不高但流程固定的审批,如:物品领用的审批只需要直属上级和行政批准就可以领取。

3)分条件设置流程 分条件设置流程是最常用的审批流程,当申请条件不同时,需要不同的审批流程和审批人,如:报销金额低于5000时只需要1级主管审批即可,报销金额在5000至10000时,需要添加2级主管审批,大于10000时则需要在添加boss审批。

4)审批知会人 审批知会人就是说在这个审批中不需要某些成员参与审批流程,但需要让TA知晓这个审批,常见的就是涉及到钱的审批很多可能不需要财务人员审批,但需要财务发放资金或记账,如:研发项目奖金不需要财务审批,但需要让财务知晓并发放奖金。

2. 审批管理

审批模板及流程设置完成后,成员就可以进行各项审批的提交查看等。成员除了提交审批外,还可以查阅所有与“我”相关的审批。

  • 我申请的:可以查看所有由“我”提交的申请,包括已审批通过和未审批通过的;
  • 我审批的:所有“我”作为审批人的审批,包括已审批通过和未审批的,这个对于部门经理和财务总监等级别比较高的管理者比较有帮助,可以定期查阅需要自己审批的申请;
  • 知会我的:所有“我”作为知会人的审批,包括已审批通过和未审批的;

3. 审批报表统计及汇总

3.1 审批报表

财务需要对每个月/季度/年的财务数据进行统计,Worktile审批报表功能可以自定义设置报表统计项,对每个阶段的某一数据进行统计,并支持数据导出。 创建审批报表时,先选择需要生成报表的审批类型,填写基本信息后设置报表字段,然后筛选条件和汇总字段,最终生成所需报表;

以下是统计8月份的所有报销,生成的报表,最终会对筛选出的数据进行统计:

3.2 审批汇总

除了审批报表,Worktile审批还提供审批汇总功能,主要用于汇总已提交的各类审批,每个人数据范围不同,可看到的审批数量不同,需要在企业后台进行设置;

一般情况下,普通员工只能看到与自己相关的审批项汇总,部门主管可以看到本部门所有审批的汇总,总监或VP看到的是本部门及下属部门的审批,管理员或CEO可以看到所有数据。

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