本篇作为基于项目协作的高级篇,主要以管理者的视角介绍如何利用项目中的各项功能进行团队及项目管理,从任务分配到工作流程管理再到单(多)项目的进度管理和数据统计,为企业(或项目)管理者提供多维度的项目(任务)管理及统计功能,进而提升管理效能。

1. 任务追踪

当任务比较多或者任务持续周期比较长时,很多管理者经常会问自己一个问题“这件事我到底交给谁做了?”“现在进展怎么样了?” 遇到这样的情况怎么办?绞尽脑汁去想?翻看自己之前的工作笔记?and any other way。。。 这些方式不仅浪费时间还无法查看进度,所以Worktile提供了一个工作组件,你可以随时查看由“我”分配出去的任务:

通过“我分配的”可以查看所有由自己分配出去的任务及完成情况,“活动任务”是还未完成的任务,“完成任务”则是已经完成的任务。

还有一种情况:你作为某项工作的知情者而非直接负责人,但是需要定时查看和跟进任务的执行情况,以便当任务出现偏差时及时给予纠正或指导。这种情况下,可以让任务的负责人将你添加为“参与人”,然后在【工作台】-【我的任务】-【我参与的】中就可以看到自己作为“参与人”的所有任务:

2. 多项目管理

管理者通常会同时管理多个不同类型的项目,这种情况下,项目优先级、项目进度等都是管理者面临的问题,Worktile作为专业的项目协作软件,为项目管理者提供多种功能解决多项目管理难题。

1)项目分组

通过项目分组的形式,将相同类型的项目放在同一项目组内,方便统一查看和管理:

2)多项目统计

Worktile提供全局视角的项目统计报表,在【工作台】-【统计报表】中可以查看所在所有项目的进度及延期情况:

提示:项目进度和延期情况统计的是当前“我”所在的所有项目,其他不是项目成员的私有项目则不会进行进度和延期情况统计。

3. 单一项目管理

3.1 项目基本设置

在单一项目中,一般情况下项目经理拥有这个项目中的最高权限,包括对项目成员的管理及各项任务的分配等等,所以,在Worktile中,项目的创建者一般为项目经理,也是项目的管理员,拥有拥有所有的权限;包括对项目基本信息的设置、成员角色的安排、各项任务的类型,甚至项目的删除、归档等。

1)项目设置

作为项目的创建者,可对项目的基本信息、成员、任务类型、组件、集成服务等进行设置;

2)项目删除、归档、拷贝等

当项目被叫停或结项后可将项目归档,归档后的项目不会显示在项目列表,但已有的任务会继续留存并且可以重新激活;如果项目已经不需要了,可以直接将项目删除,删除项目的同时项目中的任务也会一并删除。

如果这个项目结项后还有另一个与之类似的项目需要执行,可以将项目拷贝成一个全新的项目,这样可以将以往的经验复用至新项目。

3.2 项目流程管理-工作流

流程管理项目管理中非常重要的一环,合理完善的流程管理可以让项目管理更高效。Worktile通过设置工作流将制度与工具相结合,让流程管理不再流于形式,规范工作的同时提升团队的工作效率。

工作流,是对工作流程及其各操作步骤之间业务规则的概括描述,管理者通过控制工作节点的流转过程,来规范业务流程从而提升协作效率。工作流一般由一个开始点、一个结束点及若干中间环节组成,中间环节的每个分支都有明确的分支判断条件,形成工作的流转过程。

例如:简单事务的任务节点,可设定为「未开始」、「进行中」和「已完成」 复杂事务的工作流程也更复杂,例如在某个IT项目中,工作流程为「需求提交」→「规划」→「设计」→「研发」→「测试」→「验收」→「发布」,其中可能会有些特殊情况,如不需要设计的可直接流转到研发阶段,不需要测试的可流转到验收阶段,所以最终的工作流程如下:

屏幕快照 2019-05-23 上午11.47.26.png

在Worktile中,这类任务的工作流最终会以下面这种形式展示在任务中:

注意:任务状态的转变过程也是工作的流转过程,置灰项代表当前状态不可选,也就是从未激活不能直接到测试中、已验收和已发布状态。

工作流在后台的配置情况:从起始状态经历变化后到达目标状态;

同时,状态的改变还可能会有一定的前提条件或者状态改变后任务中某些特定的属性发生变化等,这些都可以通过后台的【配置中心】进行设置。

3.3 项目进度管理-甘特图

项目延期是项目管理者面临的最大问题,因此,项目执行过程中的进度对项目经理来说至关重要,项目管理常用的进度管理工具是甘特图。 甘特图也称为条状图,是随时间推移安排任务的直观视图,一般包含工作事项、负责人、交付时间、时间跨度等几个维度,很清晰地标识出直到每项任务的起始与结束时间。Worktile项目应用中的时间组件,就是以甘特图来展示任务,便于管理者把控整体的项目进度。

甘特图2.png

在项目中添加时间组件并进行相应设置后,项目中的任务会自动生成甘特图,可自由拖动时间进度条查看任务,还可以筛选视图的展示内容,如周期、任务层级、属性等。

时间视图筛选.png

3.4 整合文件和附件

项目执行过程中往往会产生大量文档,这些文件有的是一次性的临时资料,而有的是企业需要长期留存的重要知识资产,结项后重要的资料要及时存储至可长期保存的企业网盘或本地硬盘,这个时候如果任务及文件数量较多就需要在每个任务中查找需要长期留存的资料,费时又费力,为此,Worktile提供文件组件,可以将项目中所有的任务附件和从网盘关联到任务的文件进行汇总整合,方便文件的查找和转存。

除了汇总整合项目所有文档资料外,还可以查看每个文件所在的任务,将其转存至网盘或者下载预览。

3.5 统计报表

项目管理中,各项数据的统计也至关重要,自动化的统计报表,可为管理者和成员直观展示项目/任务数据,提高工作效率。Worktile项目应用中的报表组件,提供多维度自定义报表统计,方便项目数据的统计汇总。

例如:在HR招聘管理中,可以统计各部门招聘需求人数和已入职人数:

同时,还可以自动统计所有员工在职状态分布,以此评估企业员工的流动性:

柱状图和饼图只是报表中比较常见的统计形式,除此之外,还有折线图、曲线图、面积图、簇状图等,支持对从不同维度统计任务执行情况,以上所有报表都可以通过后台的报表设计器进行自定义设置:

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