1. 关于会议和日程安排

关于会议,你总会遇到这样的问题:

  • 会议太多,容易忘记和混淆会议主题和时间

  • 会议室资源有限,经常面临你们在开会其他同事却突然冲进去的尴尬

  • 会议总有人因忘记会议时间而缺席或迟到,影响会议效率

Worktile的【日历】应用主要是为了帮助企业解决公司内部的一些会议和日程安排问题。良好的日程管理有助于提高时间利用率。

2. 如何在Worktile中进行会议和日程安排?

Worktile【日历】应用主要是为了解决会议及日程安排中常见的问题及冲突,主要从日程安排、冲突提示、会前提醒、参会人反馈等不同角度解决这些问题。

2.1 会议安排

1)日程分类管理

因业务性质不同,所以不同部门组织的会议类型也不同,为了便于管理,同时也为了保障不同部门日程的私密性,公司所有日程最好以部门或会议类型为依据进行分类管理。
所以在企业创建之初,就要先在“团队日程”中以部门或会议类型为依据创建日历,这样不仅能保证会议的私密性,还可以根据会议类型查看相关会议,如:“研发部日历”、“人力资源部部日历”、“培训日历”等。

提示:新建日历时可以公开或私有两种可见范围;私有日历:只有加入的成员才能看到日历中的所有日程,公开日历:企业所有成员都可以看见日历中的所有日程。

2)会议安排

将各部门会议进行分类并创建相应日历后,就可进行日程安排。
用日历组织会议时,点击“新建日程”填写以下内容:

  • 会议名称(一般是会议目的)
  • 所属日历
  • 会议的开始和截止时间
  • 参会人
  • 所需会议室或其他投影设备等资源
  • 是否需要重复(如果是部门例会等定期举行的会议可以设置为重复日程,这样就不需要每次都重新创建日程)
  • 提醒
  • 描述(日程描述可以是会议议程或需要讨论确定的事件,提前告知会议议程便于参会人提前准备会议材料合理安排会议时间)
  • 是否为“仅参与者可见”(勾选“仅参与者可见”后,只有会议的参与者可以看到该日程,其他就算是同一日历中的成员也不可见,这样可以保障每个日程的私密性)

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2.2 解决会议时间及资源冲突问题

在进行会议安排时,除了有参会人空闲时间不一致的情况,还经常面临会议时间到了却没有会议室的尴尬,以上都是会议安排中常见的冲突,为了避免以上问题,提高会议组织效率,Worktile提供了日程排期小助手功能,最大限度避免会议时间和资源冲突。 创建日程并选择参会人及会议所需会议室后,打开日程排期小助手,可以看到每个参会人的日程安排情况,红色为忙碌说明已有需要参与的会议,黄色为暂定说明虽有需要参与的日程但还没确定是否会参会,空白时间则代表没有会议安排;

提示:会议室资源的排期情况也会显示在排期列表中,只是会议室只有红色代表已被占用,空白区域则代表没有会议安排。

2.3 会议提醒

为了确保会议开始时所有参与人都能到场,会议组织者通常会在会议开始前逐一提醒参会者,这样可以确保会议会议到场率但却会给会议组织者带来很大的工作量,尤其是参会人比较多时,Worktile日历中的提醒功能,可针对每个日程设置多个提醒,且支持系统消息、电子邮件、手机短信、系统弹窗4种提醒方式,确保会议到场率及各参会人的到场时间,提高会议组织者的组织效率。

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2.4 参会人反馈

以上三点基本都是从会议组织者的角度来介绍Worktile【日历】的相关功能,从参会者角度或者说参会者与会议组织者交流反馈角度,Worktile提供了参会人反馈这一功能,这样做一方面可以让参会人对参会与否做出决策,同时会议组织者也能提前对参会人的参会情况有一个预期,是参会人与会议组织者之间的反馈过程。

会议组织者在创建日程时,在参与人下面勾选“参与人反馈”,则所有参与人在收到日程通知时,就会看到“参加”、“暂定”、“谢绝”三个选项:

提示:参会人做出反馈后,会议组织者会收到相应通知。

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