配置我的项目模板

在 Worktile【项目】中,我们在创建项目时,可以看到系统预置了不同类型的项目模板,每个模板因适用的工作场景不同,所以任务类型等都是不同的,但是,如果已有的模板不能满足用户需求的怎么办? 别担心,18年 Worktile 7.0版本的上线就是为了满足不同用户的个性化需求,所以在7.0中,我们以积木化的思维,提供了任务类型、状态、工作流、关联、数据源、组件、角色、事件、属性、模式等不同的元部件来组装不同的项目模板,用配置化的方式实现用户的场景化需求,那么如果我想配置一个适合自己团队工作方式的项目模板应该怎么做呢?本章将为大家介绍详细的配置步骤:

用户配置项目模板的前提是要有【项目】中【配置中心】的权限:

如果没有配置中心权限,则需要企业管理员在【企业后台】-【角色管理】-【功能权限】中勾选“配置中心”选项:

用户拥有项目【配置中心】权限后,就可以按需配置自己所需模板,所以以下将分为两部分为大家介绍如何配置自己的项目模板:

配置前,先了解项目模板中的元部件及其功能; 然后,再开始配置自己的项目模板

1. 了解项目模板中的元部件及其功能

在配置模板前,我们先来认识一下项目模板中不同元部件的名称及用途:

上图是Worktile中的一个项目,可以看到,项目中有很多元素,每个元素所代表的信息及属性都是不同的,这些不同的元素也就是组成项目模板的元部件,每个元部件的名称及用途如下:

1.1 项目组件

如上图所示,需求、任务、迭代、甘特图等都是项目组件,每个项目组件都可以自定义组件名称,不同组件有不同的作用和功能,同时每个组件中都可以根据条件设置若干视图:

1)看板、表格、列表

看板、表格、列表是三种展示任务的方式,看板是比较常用的展示方式,用户可以根据自己的习惯和需要选择,每个组件的名称都可自定义设置,在视图中展示的内容可以分别通过【PC端设置】和【移动端设置】选择需要直接在视图中展示的属性;

2)日历

日历组件是主要将任务的时间属性以日历的形式展现,可以展示时间点(任务开始时间、截止时间或其他时间属性)或时间段(开始和截止时间);

3)时间

时间组件也可成为“甘特图”,主要用于管理项目进度,以进度条的形式显示项目中所有任务的进度;

4)工时

工时组件主要用于汇总项目中任务的工时情况(注:只有包含“工时”属性的任务才能参与工时的统计);

5)迭代

迭代是敏捷开发专用组件,主要⽤于Backlog管理、需求任务拆解、故事板、Sprint规划等,支持燃尽图、迭代进度管理等;

6)报表

报表组件主要从不同角度对任务进行统计,包含系统报表【项⽬概要报表】及【属性分布图】、【属性对⽐图】、【任务趋势图】、【数值对⽐】等四种类型的⾃定义报表;

7)文件

文件组件主要用于汇总项目中所有相关文档,功能有两方面:一方面可以将任务中所有的附件汇总,便于查找;另一方面可以与企业网盘中的文件/文件夹关联,实现资料共享;除此之外还可以上传和新建文件/文件夹;

8)概览

概览主要用于管理项目整体信息,包括项目负责人、项目时间、项目目标、预算、项目成员及项目中任务类型的分布及完成情况等;

1.2 任务类型

任务类型可以理解为具有相同的处理流程、属性的任务集,主要⽤于划分不同业务场景的任务。

例如:内容运营有一类关于内容稿件收发的任务,每个稿件的收发都是一个独立的任务,但它们的起始状态都是【初稿】然后会经过【稿件审核中】-【稿件审核通过】或为通过的【关闭】-【稿件已发布】这样的流程,所以我们就可以给这类任务制定一个统一的任务类型方便对稿件流程的管理,同时也可以与其他类型的任务区分开:

任务类型并不是项目模板中最基础的元部件,它包含若干配置项,主要包括状态、⼯作流、属性、⻆⾊、关联等,这些配置项中有些是必不可少的,如:状态、属性、角色,还有的是可有也可没有的,如:工作流、关联等。

下面详细介绍任务类型各配置项的意义及作用:

1)状态

状态简单来讲就是任务目前所处的状态,无论什么类型的任务都会有执行状态。 就一个普通的任务来说会有“未开始”、“进行中”和“已完成”三种执行状态;而对于上文提到的一份内容收发稿件来说就会有“初稿”、“稿件审核中”、“稿件已发布”和“关闭”四种状态,所以,状态是任务类型的必不可少的组成部分。

2)工作流

任务的流转通常伴随状态的改变,所以状态是工作流的前提,工作流则是不同状态流转的前提条件。

例如:在这个任务中,只有“审稿人”可以改变当前任务状态,且从“初稿”只能转换到“稿件审核中”或“关闭”状态不能直接到“稿件审核通过”或“稿件已发布”

在【配置中心】的配置如下,可对流程流转的起始、目标状态及状态流转所需条件及流转后伴随的动作进度设置:

每种任务对状态流转的限制条件或要求不同,所以,不同任务可根据实际情况对工作流进行设置,如果没有流程限制则可以不设置。

3)属性

任务中所有的信息都可以称作任务属性,任务属性分为系统属性和自定义属性两种。 编号、标题、状态、负责人、开始时间、截止时间、项目名称、任务类型等属于系统属性是任务的必要项不需要设置也不能删除; 标签、审稿人、发稿人、分发渠道等都属于自定义属性,属性名称和类型都可以在【配置中心】自定义设置。

4)关联

很多情况下,任务之间会有一定的联系,不同任务因其层级关系、属性等的不同,所以任务之间的关系也不同。常见的有派生关系、相关关系和连接关系。 派生关系:是比较常见的一种关系,简单来讲就是父子任务之间的从属关系。

例如:市场的一次活动可以作为一个任务,要完成这场市场活动需要确定活动方案、场地、嘉宾、物料等,这些工作都是属于这场活动中要做的工作,所以,这些任务就是这场市场活动的子任务。

相关关系:任务之间存在一定的相关性,但并不存在从属关系。这种关系在软件开发中比较常见。

例如:一个产品需求可能需要若干个开发任务来完成,那么软件需求与开发任务之间就属于相关关系,但任务并不是需求的拆分所以并不存在从属关系。

连接关系:任务之间的有一定的连接性。同样以软件开发中的某一场景为例:

例如:某次迭代中的一个需求是从某个客户提出的需求中复制过来的,因为客户需求和开发中的需求处理流程、任务信息等可能是不同,通过将客户需求和产品研发需求关系既可以让售后人员看到自己客户提交的客户需求处理情况,也方面研发筛选需求来源。

5)角色

同一项目中会存在多种角色,每个人角色不同在任务或项目中的职责及权限是不同的。为了更好的区分不同角色在任务、项目中所拥有的权限,在Worktile中,每个任务类型都会对应一种角色模式,当然,同一角色模式可以存在于多个任务类型中。

角色模式是每种任务类型在创建之初就要确定的配置项之一。

6)模板

模板即快速创建任务时,弹窗内可填的任务信息,每种任务类型的任务信息模板都可设置多个创建模板:

1.3 项目安全

以上提到的项目组件、任务类型都是可以看到的“显性”元部件,而实际上,在项目执行过程中信息数据的安全至关重要,那么如何保障项目数据安全呢?在项目的【配置中心】我们可以看到“安全”一栏下有“角色管理”、“安全管理”和“权限管理”三个分组,项目的安全性就是通过这三种模式来保障。

1)角色模式

角色管理中有不同场景下的角色集合,称为角色模式。角色模式中会有若干角色,每个角色都可以自定义设置其对项目的操作权限,这样可以确保项目整体信息的安全性,只有拥有较高权限的角色才能对项目进行各项修改。

2)安全模式

我们知道为了保障项目信息的私密性,我们的项目会有私有和公开之分,私有项目只有项目成员才可以看到项目信息。只是这样只能保障整个项目的私密性,事实上,就算是同一项目中,也会有个别安全级别比较高的任务是不希望其他成员看到的,所以,我们设计了“安全模式”这一功能,保障单个任务信息的私密性。

安全模式是基于角色对任务的可见性,所以,所有的安全模式创建的前提是要选择一个角色模式,基于这个角色模式中的全部或部分角色进行任务可见性设置。

注意:设置安全级别时,除了可针对角色模式中的角色设置安全级别外还可以设置系统已有其它角色如:创建人、负责人、参与人(如有该任务属性)的安全级别。

3)权限模式

角色模式中的角色权限是针对项目的操作权限,而权限模式是项目中的角色对任务的操作权限,所以,权限模式同样是基于某一角色模式的权限。

4)提醒模式

很多时候,我们的任务虽然设定了截止时间或其他时间节点,但由于任务较多,每天要做的工作也很多,所以经常会出现,任务已经延期而不自知的情况,为了最大程度的避免这种情况,Worktile针对任务中的延期或遗忘情况设计了提醒模式,可针对任务中不同的时间节点设置开始前后的提醒。

任务某一时间节点开始前后的提醒是给任务中相关成员的,所以提醒模式是基于对角色的提醒。

5)通知模式

提醒模式针对任务中的时间节点进行提醒,避免任务延期或错过重要时间节点;还有一种情况是,当任务中的关键信息发生变动时,除了信息修改者外需要知晓信息的变动,所以通知模式是当任务中某些特定的信息发生变动时,系统可以通知给需要知晓该变动的人。

与提醒模式类似,任务信息发生变动时通知的也是任务的相关负责人,所以通知模式也是基于对角色的通知。

1.4 全局-工作组件

在工作台看到的「我的任务」、「工时视图」、「统计报表」、「时间视图」等可以分别查看:与“我”有关的所有任务、所有项目及任务的工时情况、项目/成员进度等,这些组件分别从不同角度统计当前用户所在的所有项目的任务情况,在Worktile中,这类组件叫做“工作组件”。

1)我的任务

在“我的任务”中,可以查看所有与“我”有关的任务。 “我负责的”即任务的负责人=我 “我分配的”即任务的分配人=我 “我参与的”即任务的参与人包含我 “我创建的”即任务的创建者=我

2)统计报表

全局工作组件-统计报表从项目和成员两个角度统计。 项目进度/延期报表:统计的是用户所在所有私有项目及当前企业所有公开项目的进度及延期情况;

成员进度/延期报表:统计的是当前企业所有成员的任务进度及延期情况;

3)工时视图

工时视图主要从项目、成员、部门等不同角度分别对工时进行统计汇总。

4)时间视图

时间视图从全局视角,将用户所在所有私有项目和企业公开项目中的任务以进度条的形式进行展示。 任务视图从项目中任务的角度展示所有任务的进度; 人员视图则是从成员的角度,展示所在部门所有成员负责的所有任务的进度;

5)人员视图

人员视图统计汇总本部门所有成员所负责的所有任务的及任务完成情况。

6)日历视图

工作台中的日历视图与项目中的日历组件类似,都是将任务的时间属性以日历的形式展示出来,可以展示一段时间也可以只展示一个时间点;不同的是:工作台中的日历视图从全局出发展示该成员负责的所有任务及团队中的所有任务。

2. 配置我的项目模板

认识【项目】中所有的元部件后,下面我们就开始配置一个专属于自己的项目模板。 在配置模板前需要先梳理当前业务的流程。

分享一个我们内部内容营销项目: 在这个项目中,除了常规工作外,最多的就是各类稿件的收发,稿件来源、类型不同,所以其审核流程、关键节点等都有所不同,所以我想通过这个项目管理不同类型的稿件,同时,保证所有稿件的收发都能按照既定流程进行;当然,其他工作也要有一定的私密性。

2.1 任务类型配置

首先,梳理内容来源:有来自公司内部技术大牛的供稿、外部优质客户的案例分享、翻译的外网优质内容、当然还有我们项目组内部创作的内容,不同的内容来源负责人不同、内容审核流程协作方式也不同,所以,基于此,我们将为每个内容来源设定一个任务类型;除此之外,针对项目组内部的常规工作还有一个名为“内容营销”的任务类型:

那么具体每个任务类型如何配置呢? 在【配置中心】-【任务】下,可以看到分别有任务类型、状态管理、属性管理、数据管理、标签管理、优先级管理等不同的视图。 创建任务类型的第一步是在“任务类型”这个视图下新建任务类型,当然,创建任务类型前可以先建一个任务类型的分组,如Markteing,以后市场的所有任务类型都可以放在这个分组中,方便集中管理。

我们以内部征稿这一渠道的内容来源为例介绍任务类型具体的配置过程: 可以看到新建的任务类型包含状态、属性、工作流、角色、关联等配置项,具体每个配置项的意义及作用,我们在之前的任务类型中已经介绍过了,这里我们直接针对“内部征稿”这一任务类型进行具体配置;

1)状态设置

为了保证每个任务类型在创建之初就可用,每个配置项下都会有基础配置。状态配置项中默认状态是未开始进行中已完成三个任务基础状态,但是在“内部征稿”这类任务中,状态代表的是每个稿件所处的阶段,每个稿件都会经历初稿、审核中、审核通过、稿件发布等不同的阶段,所以只是单纯用完成与否很难准确表示,因此,我们需要在【任务】的【状态管理】中添加自己所需的阶段(或者状态):

如上图所示,将系统中没有的任务状态通过自定义的方式添加,并设置每个状态的名称及状态类型,以此类推,其他状态也是通过同样的方式新建。

任务本质上只有未开始、进行中和已完成三种状态类型,只是每种状态类型中可能会有多个执行阶段,如稿件审核中和审核通过都属于进行中的状态,只有当稿件发布后这个任务才算完成。

所有任务状态添加完成后,回到“内部征稿”的任务类型配置中,在【状态设置】中选择【添加任务状态】,筛选“Marketing”分组中的状态,将初稿、稿件审核中、稿件审核通过、稿件已发布几个状态添加到当前任务类型的状态中:

然后,将“初稿”设定为默认状态,将之前默认的未开始、进行中、已完成三个状态删除:

2)属性设置

因为内容部门要保证所有对外发布的内容质量,所以每一篇稿件都需要有一个稿件的审核人,稿件审核通过之后需要负责不同渠道的同学做分发,所以可能需要若干发稿人,除此之外,为了实时追踪内容效果,还要汇总不同平台的链接、分发的渠道以及该内容所带来的注册、转化量等等...这些信息如果能有一个统一的汇总平台就可以大大提高内部的协作效率。在Worktile中,所有这些信息都可以通过自定义设置该任务类型的属性来实现。

如上图所示,系统预置的属性是没有审稿人、发稿人、分发渠道、发稿日期、注册量、转化量等等这些的属性的,因此,我们要通过配置的方式实现我们的诉求:

若要达到上图中的效果,需要在【任务】-【属性管理】中添加不同的属性类型:

不同属性类型功能和限制条件不同:

  • 文本:字面意思,即文本类型的任务属性中,可以添加文字;
  • 多行文本:markdown格式,可以添加多行文字描述;
  • 数字:只能填写数值;
  • 日期:选择某一时间点;
  • 时间区间:必须选择时间段;
  • 下拉单选:预置若干可选项,只可选择其中一个;
  • 下拉多选:预置若干可选项,可选择其中的一个或多个;
  • 成员:从项目或团队中选择一个成员;
  • 多个成员:从项目或团队中选一个或多个成员;

明确每种属性类型的功能后,我们就可以根据需要自定义所需属性:

  • 审稿人和发稿人的角色肯定都是项目或团队的成员担任,所以要选择成员类型,同时审稿人和发稿人都有可能需要多个人来担任,因此,两个属性都选择“多个成员”:
  • 发稿日期肯定是某一天或具体到某一天的某一时间点,所以选择“日期”;
  • 线索量和转化量都是数值相关的属性,选择“数字”;
  • 分发渠道:每篇内容根据内容定位、类型等分发到不同的渠道,所以,一篇内容会有多个分发渠道,而这些渠道都是我们既知的渠道,因此,选择“下拉多选”;
  • 分发外链需要把每个平台的链接贴到这里,所以肯定会有多个链接,因此,“多行文本”比较合适。

注意:为了便于数据统计,下拉单选和多选的选项最好在【数据管理】中建立数据源并配置数据项。

3)工作流设置

工作流简单来讲就是任务的流转规则和条件,在内容营销这个项目中,工作流就是一篇稿件的流转条件。

例如,文章从“初稿-稿件审核中-稿件审核通过”这些状态的转换只能由“审稿人”来完成,且只能依次流转,那么我们对工作流的设置如下:

4)关联设置

在内容营销中,每篇文章就是一个任务,有些技术类的稿件需要技术委员会的大神帮忙审稿、还有些文章需要让设计同学设计封面图...这些都是需要与其他部门协作完成的,而每个部门都有自己的工作流程,我们的审稿需求和做图需求都是他们的任务之一,为了建立任务之间的联系、避免任务混淆,所以,需要在不同部门的任务类型之间建立关联关系:

因为无论是技术委员会的任务还是设计部的任务与内部征稿的稿件之间并没有从属关系,而是属于并列关系,所以就用相关关系。

因此,在内容营销这个项目中,“内部征稿”这类任务需要创建与技术委员会的“技术文档需求”和设计部门的“BrandVI”之间的「相关关系」。

在【配置中心】-【任务】-【内部征稿】中的配置如下: 「添加关联」-设置关联名称,选择关联类型”相关“-「设置」-添加任务类型“技术文档需求”和“Brand VI”:

然后根据任务之间的关系修改关系名称并设置行为:

关于四种关联行为: 自动反向关联:只有相关和连接类型的关联关系,可以添加反向关联的行为,派生类型的不可以,因为派生是个特殊的关系,在派生任务中本身就可以看到其父任务; 属性自动同步:属性自动同步行为,只要是同一种类型的属性,数据源也相同,哪怕不是一个属性都可以同步;属性自动同步行为,可以被任务类型状态变更的工作流所触发,但无法连续触发(例如:A派生B,B派生C,ABC均有迭代属性自动同步的行为,A更改属性后B会变更,但C不会,需要手动变更B,C的属性才会变更);支持属性自动同步行为的属性:下拉单选、下拉多选、成员、多个成员、迭代、优先级、标签; 属性自动继承:支持属性自动同步行为的属性:下拉单选、下拉多选、成员、多个成员、迭代、优先级、标签; 时间属性自动变更:时间属性自动变更行为,无法连续触发(例如:A相关B,B相关C,ABC均有开始时间属性自动变更的行为,A更改开始时间后B会变更,但C不会,需要手动变更B,C的开始时间才会变更);

在任务中的展示效果:

5)角色设置

任务类型设置中还有一个非常重要的配置项-角色设置。我们知道,不同项目中会存在不同的角色,以内容营销这个项目为例,会有审稿人、发稿人、投稿人等不同角色,每个角色的工作职责不同,所以在项目中也会对应不同的权限。

而系统预置的角色中是没有内容营销所需的审稿人、发稿人等角色的,所以,需要自己配置一个内容营销角色模式。配置完成后,在【任务】-【任务类型】-【内部征稿】-“配置”-【角色设置】中点击“设置角色模式”选择“内容营销角色模式”即可。

因为角色配置比较复杂且会与权限、安全性等对应,所以角色、权限等安全性管理单独作为一个章节介绍。

2.2 安全性 & 通知、提醒

我们知道不同工作场景中会有不同的角色,而不同角色在项目中对应的职责及权限不同。

如研发场景中有前端工程师、服务端工程师、UI设计师、产品经理、测试工程师等,内容营销中会有审稿人、发稿人、投稿人等不同角色;

由此,Worktile 分别设计了角色模式、权限模式和安全模式等不同模式,分别满足不同场景下不同角色对应不同权限以及每种角色对任务不同的可见性等需求;而当任务发生变动时的通知及任务开始/截止前的提醒,则通过不同的通知、提醒模式来满足。

1)角色模式

角色模式是某一场景下的角色的集合。一个角色中可以有若干个角色,每个角色可以设置不同的项目权限。具体配置步骤如下: 在【配置中心】-【安全】-【角色管理】中“新建角色模式”:

然后,对新建的角色模式进行“配置”,创建项目角色,然后再“配置”每个角色的项目权限

如,在内容营销中,会有审稿人、发稿人、投稿人三种主要角色,除此之外还需要有一个最高权限的“管理员”角色,管理员拥有项目的所有权限。

2)权限模式

我们知道不同角色在项目中拥有的权限不同,这里的权限不仅是对整个项目的操作权限(角色模式),更是对任务的操作权限,所以我们用权限模式来规定不同角色模式下各角色在任务中的操作权限。具体配置步骤如下: 在【配置中心】-【安全】-【权限管理】中“新建权限模式”:

然后,对新建的权限模式进行“配置”,系统默认带出对应角色模式中已有的角色,也可以再添加其他角色(其他角色来自系统自带角色如创建人、负责人,以及自定义成员属性如参与人等),然后对每个角色对应的任务权限进行设置:

注意:在对每个角色的权限项进行设置前,需要先在【权限项设置】中添加角色所需的所有权限,然后再根据每个角色的权限需求选择性设置权限项:

3)安全模式

角色和权限模式分别决定不同角色对项目、任务的操作权限,而安全模式则是决定不同任务对不同角色的可见性。具体配置如下: 在【配置中心】-【安全】-【安全管理】中“新建安全模式”:

然后,对新建的安全模式进行“配置”,选择“新建安全级别”,设置级别名称并选择相应角色:

注意:级别名称与用户/角色对应,如:选择“审稿人”这一角色,那么就是这一安全级别下“审稿人”对任务可见,所以对应的级别名称就是“仅审稿人可见”,一个任务可以有多个安全级别对多个角色或用户可见。

4)通知模式

通知模式是指当任务中的某些关键信息发生变动时,相关角色(角色可以自定义设置)可以收到变动通知,以便及时知晓任务变动信息。所以,通知模式也是在角色模式的基础上创建的,因为任务属性变动后通知的也是角色。具体配置步骤如下: 在【配置中心】-【高级】-【通知管理】中“新建通知模式”:

创建完成后,对新建的通知模式进行“配置”,因为通知模式是对任务中的某些事件发生变动时通知给角色,所以,需要在新建的通知模式中添加需要通知的“事件”(也就是任务中的某些属性的变动),然后再对具体某个属性变动时需要通知的角色进行单独设置:

例如:在内容营销这个项目中,我可以设置当有人创建任务时需要通知到“审稿人”,以便及时审稿并发布(因为每个任务就是一篇文章)。

5)提醒模式

提醒模式与通知模式类似,不同之处在于提醒模式是对任务中的时间点的提醒(换句话就是当任务中某一时间节点开始或截止前后系统会提醒任务相关角色,当然,这个角色也是可以自定义设置的),这样可以避免错过任务重要时间节点。所以,提醒模式创建的前提也要有角色模式。具体配置步骤如下: 在【配置中心】-【高级】-【提醒管理】中“新建提醒模式”:

创建完成后,对新建的提醒模式进行“配置”,因为提醒模式针对任务中的时间属性进行提醒,所以配置提醒模式时需要先选择提醒的时间属性,然后,再设置提醒节点(开始前/后的多长时间进行提醒)及提醒方式(支持系统消息、电子邮件和手机短信三种提醒方式),最后,再对每个具体的提醒时间设置提醒对象:

2.3 项目模板配置

任务类型配置完成后,就可以创建项目模板了。在【配置中心】-【项目】-【项目模板】中“新建项目模板”,当然也可以选择从本地导入安装(前提是你在本地存储了一个项目模板)或者从模板市场安装。这里我们介绍如何创建一个新的项目模板。

Step 1:新建模板

填写模板名称(必填)、选择模板类型(必填)、备注等并选择相应图标:

新建模板后,默认状态为“未完成”状态,设置模板必要项后方可启用模板。

Step 2:配置模板

新建模板后,接下来就需要对模板进行具体“配置”:

模板配置项包括任务类型、组件、角色和可见范围,下面依次配置各项。

1)任务设置

将之前已经配置好的任务类型“添加”到当前项目模板中:

tips:添加任务类型时可以按照任务类型分类筛选,这样可以更快找到所需任务类型。

添加完所有的任务类型后,可以选择一个使用频次较高的任务类型作为默认任务类型(也就是新建任务时默认状态下的任务类型):

2)组件设置

之前关于每个组件的功能及作用已经做了详细介绍,所以针对内容营销这个项目中所需的组件主要有四点要求: (1)展示所有稿件及其发布状态; (2)一个发稿日历展示每天的发稿情况; (3)各类稿件数量、发布渠道等可以自动统计出来; (4)一些常规工作的管理; 以上四点要求每个分别用一个组件就可以满足需求:

组件1:看板→稿件收发

看板是目前为止最直观清晰的展示任务的方式,所以在内容营销这个项目模板中我们选择看板组件来展示所有稿件的及其状态:

然后再对该组件进行详细“配置”:

1-视图设置: 对看板组件默认视图“我的任务”进行配置:按任务“状态”分组、创建时间排序,暂时不设置筛选条件:

2-任务类型: 每添加一个组件系统默认开启所有任务类型(即该组件下可以创建任何类型的任务),但在内容营销这个项目中,看板组件只是我们用来管理各类稿件的,所以常规工作中的任务是不应该出现在当前这个组件下的,所以,我们需要把管理常规工作的任务类型“内容营销”关闭:

3-PC端设置: PC端设置的意思是在web端,看板所展示的任务属性的设置:

系统默认每个任务类型只展示任务状态和标题,其他属性项需要自定义设置。

4-其他: 分组设置:即看板列表分组,因为我们已经按照任务状态而非任务分组,所以这里的任务分组不再设置; 移动端设置:与PC端设置类似,可自定义设置任务看板显示的任务属性; 可见范围:即该组件的可见性,默认情况下加入该项目的成员都可以看到,也可以单独设置某几个角色可见; 高级设置:修改组件名称,这里我们把组件名称修改为“稿件收发”;

各项设置完成后在项目中的展示效果如下:

我们可以清楚的看到处于每个状态下的稿件及供稿人(创建人)、稿件内容类型(标签)、发稿日期等。

组件2:日历→发稿日历

日历组件主要作用是以日历的形式展示所有任务,正好可以满足第2点要求。添加【日历】组件后在对其进行详细“配置”:

日历组件中,系统默认展示所有任务类型的开始时间和截止时间。我们可以自定义选择展示任务的时间段或时间点,在内容营销这个项目中,我们用日历组件展示每天的发稿情况,所以只需要展示“发稿日期”即可:

可见范围、高级设置与看板组件的设置类似,可见范围我们依然选择对项目组全员可见,组件名称修改为“发稿日历”;各项设置完成后在项目中的展示效果如下:

通过发稿日历可以看到每天的发稿量,清晰直观。

组件3:报表→稿件数量及分发汇总

除了需要知道每天的发稿情况,作为内容营销项目的负责人还需要知道各类稿件的收发数量及各渠道的分发情况,这个时候就需要用到报表组件。

添加报表组件后对其进行详细“配置”:

1-报表设置-稿件数量统计: 报表组件的核心在于报表的设计。在内容营销项目中,我们需要通过报表组件统计各类稿件的数量,所以第一个报表我们命名为“各类稿件数量”,填写报表名称后页面自动跳转至报表设计器:

报表设计器中报表设计包含4项,分别为任务类型选择、报表类型选择、统计维度设计及查询条件设置,一般情况下我们先设置前3项,最后的查询条件可以先不设置。

任务类型即需要参与统计的任务类型,因为我们这个报表统计的是所有类型稿件的数量,所以,除了“内容营销”这个常规工作类型外,其他4个任务类型都需要参与统计; 报表类型要根据报表用途选择,第一个报表是要统计各类稿件的数量分布情况,所以饼状的属性分布图比较合适,以任务类型为统计维度,按任务数量排序即可。

最终报表展示效果如下:

1-报表设置-渠道分发汇总: 第二个报表我们用来统计各渠道的稿件分发情况,所以命名为“渠道分发汇总”,然后在报表设计器中设计报表:

任务类型设置与第一个报表相同,除了“内容营销”外,其他四个任务类型都参与统计;报表类型依然选择饼状属性分布图,以“分发渠道”为统计维度,同样按任务数量排序。

最终报表展示效果如下:

2-其他 其他设置还包括任务类型、可见范围和高级设置等。任务类型除“内容营销”外全部开启,可见范围可以设定为项目全员可见,也可设定为仅“管理员”和“市场角色”可见;在高级设置中把组件名称改为“稿件数量及分发汇总”。

组件4:看板→常规工作

以上三个组件主要用于对稿件及分发渠道的管理。实际工作中,除了稿件的收发,还会有一些常规工作,这些常规工作与稿件的收发并不属于同一类任务,所以需要有单独的任务类型,同时也需要单独的项目组件。这里,我们依然选择看板管理常规工作。

看板的各项设置与组件1的设置类似,不同之处在于:组件1中,视图设置的分组方式为以任务“状态”分组;而在常规工作中,任务状态只有“未开始”、“进行中”和“已完成”三种,仍然以状态分组显然不利于各项工作的管理,因此,我们的视图按照“任务分组”进行分组:

因此,在分组设置中,需要设置任务分组:

任务类型只开启“内容营销”即可;可见范围设定为仅“市场角色”可见(所有市场部的成员均为市场角色);在高级设置中把看板名称改为“常规工作”。

3)角色设置

项目模板中的角色默认情况下是所有任务类型中角色模式的集合+通用角色模式。因为,在内容营销这个项目中,每个任务类型的角色模式都是“内容营销角色模式”,所以,在项目模板中-“角色设置”中默认会有“通用角色模式”和“内容营销角色模式”两种。系统默认开启的角色为“通用角色模式”中的“普通成员”,也可自定义修改为默认角色为“内容营销角色模式”中的“投稿人”,关闭“通用角色模式”中的默认角色:

4)可见范围

之前已经介绍过各项目组件的可见范围,在项目模板中,可见范围是对企业中各成员或角色的可见性(即在新建项目选择项目模板时是否可以看到该项目模板),这里我们不做设置,默认企业全员可见。

Step 3:启用模板

新建的项目模板默认状态为未开启状态,所以,模板配置完成后需要“启用”项目模板,模板启用后在新建项目时才会看到该模板:

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