欢迎使用 Worktile

一、谁可以使用?

二、基本概念

“Worktile 项目协作”,是用来计划、管控和跟进一些具有明确目的且相互关联的任务,基于可被复用的项目模板创建。项目模板包含: 任务类型:用于规范任务的信息结构与协作方式,影响项目数据统计; 视图:即任务的显示范围,帮助使用者过滤更想看到的信息; 项目组件:将任务以不同的视觉形式进行展示,或为项目团队提供数据统计、文件共享等功能; 以及角色、权限、提醒模式等部件。

三、后台管理

1.后台位置

进入企业后台

切换到“应用管理”,找到 Worktile 项目协作,并进入

2.管理员设置

应用管理员,默认为企业管理员

在此设置 Worktile 项目协作管理员

3.应用角色、权限配置

设置应用可见范围、应用负责人。进入 Worktile 项目协作管理后台进行对应用角色、权限的配置。

设置权限

添加角色

为角色添加成员

4.其他

1) 成员角色是默认角色,所以无需添加成员 2)一个成员可以被赋予多个角色,用来在不同场景下控制权限范围

四、使用流程

1. 新建项目

选择模板

点击“项目”右侧的“新建”图标,在弹窗中选择合适的项目模板,首次使用建议选择“看板协作” 您也可以前往“模板市场”安装更多模板

预览模板

“看板”是将任务按类别或流程等逻辑分成多个列表,将任务卡片放入相应的列表中,直观展现任务名称、负责人、优先级、截止时间等信息,以此形成项目计划,组织分工协作,并即时共享信息和同步进度。

创建项目

输入项目名称、项目编号、任务编号前缀、描述,选择项目图标颜色和可见范围,添加项目成员,完成项目创建。 公开项目,即企业内所有成员可见;私有项目,只对加入该项目的成员可见。

2. 基本设置

基本设置

完成创建后,点击右上角“设置”,可对项目进行一些设置。 在基本设置中,可重新编辑该项目的名称、图标颜色、项目编号、任务编号前缀、可见范围和描述。

成员管理

在成员管理中,可添加、移除项目成员,或变更成员在项目中的角色。 项目“管理员”,拥有该项目的最高权限;新成员默认为“普通成员”,可在项目中进行除项目设置以外的其它操作;“只读成员”只能浏览项目。

3. 添加组件

组件管理

在组件管理中,可添加、配置、删除该项目的项目组件,拖拽调整显示顺序。 看板协作的项目模板中已经预置了看板(任务)、日历、报表组件,建议添加时间(甘特图)、概览和文件组件。

4. 制定计划

创建任务

进入任务(看板)组件,点击右上方“+新建”,在弹窗中输入标题、负责人、截止时间等信息,完成任务创建。 勾选弹窗右下角的“继续创建下一条”,点击“确定”按钮后可连续创建任务。

设置任务列表

您可根据项目需要,对默认列表重命名、新建或删除。 将新建任务拖动到不同的列表中,拖拽调整排列顺序,或在列表下方直接为列该表新建任务。

添加负责人、参与人

进入一个任务的详情界面,为其添加负责人和参与人。一个任务的负责人唯一,但可添加多名参与人。 参与人也会知晓该任务的进度,但不需要对任务结果直接负责

填写任务基本信息

为任务添加更多信息,如起止时间、优先级、标签、任务描述等,让相关者清楚这个任务意味着什么,需要如何执行和跟进

任务描述与全局管理

在任务描述中可输入多行文本,插入链接、图片、表格,或关联系统内其它任务、网盘文件、日程、考勤或审批记录等,进一步丰富任务信息,同时也方便浏览者快速访问。

任务的其他操作

为每个任务设置负责人、参与人及其它基本信息,直到形成一份项目计划。 在此过程中,点击任务详情界面右上角的“…”,可对任务进行移动、拷贝(至其它项目)、归档、删除等操作。

5. 查看任务

切换视图

系统默认显示“全部任务”,作为项目组成员,可切换至“我负责的任务”,当然也可切换至更多视图,以便查看同自己关系更密切的任务,或更为紧迫的任务。

查找任务

如项目中任务较多,可点击右上方“视图”按钮,通过关键字查找任务,或改变分组、排序、筛选条件,缩小显示任务的范围。 若将视图弹窗中设置的条件组合“另存为视图”,可在更多视图中调用和管理。

查看我的任务

如您在多个项目中都有负责或参与的任务,可在“我的任务”中找到它们。 一旦“我”被设为某个任务的负责人,该任务就会自动出现在“我负责的”的收件箱中,可在此调整任务排期,形成个人工作计划。

6. 执行任务

拆分子任务

在任务详情中的子任务标签页,可将任务分解为若干个子任务,可为每个子任务设置截止时间和负责人,并编辑其它信息。

任务评论

任务详情界面的下方是该任务的评论区,可围绕任务留言评论或在线讨论。 评论时可直接输入文字、粘贴图片、上传附件、插入全局关联、@需要关注的人,以及引用和回复特定评论。

添加附件

切换至附件标签页,点击“+添加附件”,可选择上传本地电脑文件或是网盘上的文件,例如任务资料或产出。 上传后的附件可被预览、下载、重命名、转存到网盘或删除。

变更任务状态

开始执行任务或完成任务时,别忘了及时变更任务状态,向项目团队同步任务当前所处阶段,以便统计项目整体进展。

7. 了解动态

项目概览

进入概览组件,可记录和展示项目整体信息,包括设置项目负责人、起止时间,更新项目状态,从整体上呈现任务进度和趋势,以便向项目新加入者和所在组织的管理者沟通项目的基本情况。

时间进程

时间组件以甘特图的形式展示任务,帮助项目团队做好项目的时间管理。若项目中的任务都设置了起止时间,就可看到任务进程随时间变化的情况。

统计报表

报表组件从不同角度对任务进行统计,帮助项目团队发现和分析项目执行过程中存在的问题。常用报表包括任务状态分布情况、每位负责人的任务进展情况、延期未完成的任务数量,等等。

8.其他

文件归档

任务中添加的附件会被自动汇总到文件组件的附件标签页中,选择有存档价值的文件,点击右侧“…”,可将其转存至网盘,以便日后再次使用。

项目复制

进入项目设置-高级设置,可将该项目连同其中的任务拷贝成一个全新的项目,这样就可把成功的项目模式在公司内部共享,并提升再次实施类似项目的效率。

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